問題
Universal Containers社でリードの重複管理が実装されましたが、重複したリードがまだ作成されているようです。リードの組織の共有設定は非公開に設定されています。重複するリードが作成されるのを防ぐのに役立つ方法はどれですか。 2つ選びなさい。
- リードの一致ルールでレコード作成時にブロックするように設定する。
- リードの重複ルールでルールの詳細を[共有ルールをスキップ]に変更する
- 組織の共有設定でリードのデフォルトを[公開/参照のみ]に変更する。
- 組織の共有設定でリードのデフォルトを[公開/参照・更新可能]に変更する。
正解
- リードの一致ルールでレコード作成時にブロックするように設定する。
- リードの重複ルールでルールの詳細を[共有ルールをスキップ]に変更する
- 組織の共有設定でリードのデフォルトを[公開/参照のみ]に変更する。
- 組織の共有設定でリードのデフォルトを[公開/参照・更新可能]に変更する。
解説
それぞれの選択肢の理由について説明します。
□ リードの一致ルールでレコード作成時にブロックするように設定する。
これは正解です。一致ルールは、重複ルールで使用するデータの一致条件を定義するルールです。リードの重複チェックを正しく機能させるには、まず適切な一致ルールを作成し、それを重複ルールで適用する必要があります。一致ルールを設定することで、リード作成時に既存のレコードと照合し、特定の項目(例: メールアドレス、電話番号など)が一致するかを判定できます。その上で、重複ルールのアクションを[ブロック]に設定することで、重複リードの作成を防ぐことが可能になります。
□ リードの重複ルールでルールの詳細を[共有ルールをスキップ]に変更する。
これは正解です。重複ルールは一致ルールと連動し、重複レコードの作成を防ぎます。しかし、リードの共有設定が[非公開]の場合、ユーザーがアクセスできるレコードのみを比較対象とするため、正しく機能しません。[共有ルールをスキップ] を有効にすると、すべてのリードを対象に重複チェックが行われ、より正確に検出できます。さらに、一致ルールを適用し、作成時・編集時のアクションで[ブロック] を選択することで、重複レコードの作成を防ぐことが可能です。
□ 組織の共有設定でリードのデフォルトを[公開/参照のみ]に変更する。
これは不正解です。共有設定を[公開/参照のみ]に変更すると、すべてのユーザーが他のリードを参照できるようになりますが、重複管理そのものには直接影響しません。また、共有設定の変更はデータの可視性を広げるための措置であり、重複防止には適していません。
□ 組織の共有設定でリードのデフォルトを[公開/参照・更新可能]に変更する。
これは不正解です。共有設定を[公開/参照・更新可能]に設定すると、すべてのユーザーが他のリードを参照/編集できるようになりますが、重複管理には影響を与えません。むしろ、不要なデータ変更のリスクが増加するため、適切な対策とは言えません。
参考：重複管理のカスタマイズ、ユーザーによる重複レコードの作成の防止
実践
リードの重複管理を効果的に行うための手順書を以下に示します。
- 手順 1: リードの一致ルールを作成する
- Salesforce設定にアクセスする: Salesforceのホームページから、[設定]に移動します。
- 重複管理に移動する: [データ]セクションを探し、[重複管理]を選択します。
- 一致ルールを選択する: [一致ルール]タブをクリックし、[新規ルール]ボタンを選択して新しい一致ルールを作成します。
- オブジェクトタイプを選択する: [リード]を対象オブジェクトとして選択します。
- 一致条件を定義する: ルール名を入力後、リードの一意性を保証する項目(例: メールアドレス、電話番号)を一致条件として指定します。項目ごとに一致の条件(完全、あいまい)を設定します。
- ルールの保存と有効化: ルールを保存し、有効化します。これにより、システムは自動的に指定された条件に基づいてリードが重複しているかどうかを識別します。
- 手順 2: 重複ルールで[共有ルールをスキップ]を選択する
- 重複ルールに移動する: [重複管理]セクション内で、[重複ルール]タブを選択します。
- 新しい重複ルールを作成する: [新規ルール]ボタンをクリックし、リード用の新しい重複ルールを作成します。
- ルールの基本情報を設定する: ルール名、説明を入力します。
- [共有ルールをスキップ]を選択する: [共有ルールをスキップ]オプションを選択して、一致ルールがユーザーのアクセス権に関係なくすべてのリードを検証します。
- アクション設定を定義する: レコードが重複と識別された場合のアクション(許可、ブロック)を選択します。
- 一致ルールを適用する: 手順1で作成した一致ルールをこの重複ルールに適用します。
- ルールの保存と有効化: ルールを保存し、有効化します。
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