問題
商談の完了予定日が30日以上延期された場合、マネージャーの承認が必要です。承認プロセスは実施されていますが、担当者はプロセスを実行するための承認申請を忘れることがよくあります。このような商談が承認プロセスに提出されるようにするにはどうすればよいでしょうか。
- 入力規則を使用し、管理者に承認を求めるメールアラートを送信する。
- 承認プロセスの「入力条件の指定」で条件が一致するレコードを初回提出時にロックする。
- 管理者に[API の有効化]権限を与え、メールによる承認応答を許可する。
- 自動化されたプロセスから承認のためにレコードを送信する。
正解
- 入力規則を使用し、管理者に承認を求めるメールアラートを送信する。
- 承認プロセスの「入力条件の指定」で条件が一致するレコードを初回提出時にロックする。
- 管理者に[API の有効化]権限を与え、メールによる承認応答を許可する。
- 自動化されたプロセスから承認のためにレコードを送信する。
解説
それぞれの選択肢の理由について説明します。
□ 入力規則を使用し、管理者に承認を求めるメールアラートを送信する。
これは不正解です。入力規則はデータの整合性を確保するために使用され、特定の条件を満たす際にユーザーに警告を出すことができますが、承認プロセスを自動的に開始することはできません。メールアラートは、承認が必要であることを通知することはできますが、実際に承認プロセスを開始する機能はありません。
□ 承認プロセスの「入力条件の指定」で条件が一致するレコードを初回提出時にロックする。
これは不正解です。承認プロセスの「入力条件の指定」は、特定の条件を満たしたレコードが承認プロセスに入るかどうかを決定します。しかし、この設定自体はレコードが自動的に承認プロセスに提出されるようには作用しません。条件が一致しても、レコードの提出は手動で行われる必要があります。
□ 管理者に[API の有効化]権限を与え、メールによる承認応答を許可する。
これは不正解です。[API の有効化]権限を持つ管理者がメールによる承認応答を行うことは可能ですが、これは承認プロセスの自動開始には関係ありません。この設定は、既に開始されたプロセスに対する応答の方法に関連しています。
□ 自動化されたプロセスから承認のためにレコードを送信する。
これは正解です。自動化されたプロセス、例えばプロセスビルダーまたはフローを使用して、特定の条件を満たす商談レコードがある場合に自動的に承認プロセスを開始することができます。このアプローチでは、商談の完了予定日が30日以上延期された場合に、自動的に承認プロセスがトリガーされ、必要な承認を求めるアクションが実行されます。この方法により、担当者が手動で承認プロセスを開始する必要がなくなり、プロセスの実行を忘れるリスクを軽減できます。
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